パーソルP&Tに聞く、
リモートワークでも「雑談」する方法

パーソルプロセス＆テクノロジーは、コロナ禍によりリモートワークを推進していますが、従業員間のコミュニケーション不足を問題視していました。どう解決したのでしょうか

システムソリューションやICTアウトソーシングソリューション、コンサルティングなどの事業を展開するパーソルプロセス＆テクノロジー株式会社（以下、パーソルP&T）では、新型コロナウイルスの感染拡大を踏まえ、多くの従業員がリモートワークで業務を行っています。

しかし、リモートワークが続いたことで、従業員間のコミュニケーション不足という課題が生じました。この課題を解決するため、同社はあるコミュニケーションツールを導入します。

パーソルP&Tはどのようにして、リモートワークにおけるコミュニケーション不足を解決したのでしょうか？ 同社ワークスイッチ事業部のメンバーに聞きました。

導入前の課題 コミュニケーション豊かな職場が、
リモートワークで雑談できなくなってしまった

従業員同士が接触する機会を減らせるリモートワークは、新型コロナウイルスの感染拡大の防止において有効な手段です。しかし、従業員同士が顔を合わせて仕事をすることができなくなるため、コミュニケーションを取る機会は、オフィスで働くよりも減ってしまいます。新卒や中途で入社した従業員のケアが不十分な企業も多いかもしれません。

リモートワークを導入しているパーソルP&Tでも、コミュニケーション不足に起因する課題があったと、同社ワークスイッチ事業部の大川夏希氏は話します。

「新型コロナウイルスの影響から在宅勤務になったことで、誰かと一緒に仕事をしているといった実感が薄くなってしまいました。雑談や相談といったちょっとした会話の機会も減り、窮屈さを感じていました。

もともと私たちの部署はフリーアドレスで、自分のグループ以外の従業員ともカジュアルにコミュニケーションできる環境がありました。しかし、リモートワークに移行したことで、そうしたコミュニケーションはほとんどなくなってしまいました」

同社ワークスイッチ事業部でマネージャを務める有田武人氏は、マネジメントの側面から見ても、リモートワークにおけるコミュニケーションの不足に危機感を抱いていたといいます。

「リモートワークになって、本当に従業員同士で雑談する機会がなくなってしまい、“果たしてそれでいいのか”と不安を覚えていました。特に新入社員の場合、何に困っているのかが我々にはまったくわからないですし、チームに溶け込むことも難しいでしょう。私以外のマネージャも、危機感を抱いていました

すでに同社では、リモートワーク時のオンラインミーティングのために、Microsoft Teamsなどのコミュニケーションサービスを活用していました。しかし、こうしたサービスでは事前に時間を決めてコミュニケーションすることが前提であり、雑談などの気楽なコミュニケーションに利用するには適していなかったといいます。

そこでワークスイッチ事業部は、新たなコミュニケーションツールの導入を模索します。探し求めていたのは、「自分の会社、あるいは部署に対する帰属意識とつながりを持ち、心理的安全性を確保した状態で働くことができて、さらに各々のメンバーが自発的に交流できる、あるいはそれを促進するような仕掛けを作れるようなツール」（大川氏）です。

検討の結果、同部はNTT Comのオンラインワークスペース「NeWork（ニュワーク）」を導入することに決定しました。

選んだ理由 カジュアルでざっくばらんな
雑談をするためのツールがある

NeWorkは、リモートワーク時のコミュニケーションを活性化することを目的とした、オンラインのコミュニケーションツールです。一般的なオンライン会議サービスと同様、音声や映像でコミュニケーションが取れますが、ほかのユーザーに、雑談や立ち話感覚で話しかけるような仕組みを採用している点が大きな特長となっています。

雑談感覚で話せる仕組みの1つが、「JUMP IN機能」です。NeWorkでは、ユーザーがWebブラウザからログインすると、プロジェクトや話題ごとに「バブル」と呼ばれる円形のコミュニケーションルームが画面には表示されます。このバブルをクリックするだけで、バブル内に入っているメンバー全員とコミュニケーションが取れます。そのため、一般的なWeb会議のように、メンバー間でURLを共有する必要はありません。バブルをクリックする以外にも、メンバーのアイコンをクリックするだけで、1対1のコミュニケーションも可能になります。

さらに、現在の自分の状態を「オープン（いつでもOK）」、「ワーク（話しかけるのは可）」、「ゾーン（集中時間）」の3種類で設定できる「MY MODE機能」も搭載しています。状態によってアイコンの色が変化するため、メンバーがいま話しかけられる状態なのか否かが簡単にわかります。

「楽しんで使えそうなデザインやユーザーインターフェイスも選択した理由の1つです。NeWorkを使うことで、カジュアルでざっくばらんなコミュニケーションが生まれるのではないかと期待しました」（大川氏）

普段の仕事にもイベントにも、
社外メンバーとの連携にも使える

NeWorkを導入したワークスイッチ事業部では、さっそく新入社員向けのイベントをNeWorkで開催しました。
「私たちが目指していたのは、リモート開催でも対面と遜色なくイベントを行うことでした。NeWorkであれば、全員に向けて話しかけられ、参加者が好きなルームに移動して特定のテーマで会話もできます。NeWorkをイベントで使用することにメリットがあると考えました」（同事業部 土井明日美氏）

イベントには約20名の新入社員が参加。NeWork上でベテラン社員の講演を聞いたり、新入社員同士、あるいは新入社員とベテラン社員で語り合いました。土井氏は参加者のNeWorkに対する反応について「自分が話さなくてもルーム内の会話を聞けるなど、柔軟にコミュニケーションが可能な点が好評でした」と振り返ります。

同社ではさらに、有田氏がマネージャを務めるグループのコミュニケーションツールとしても、NeWorkを使用しています。

「多くのメンバーはリモートワークで別々の場所で働くことになりましたが、中には派遣先に常駐しているメンバーもいます。“それぞれが別々の場所で働いていても、同じ組織の一員だという認識を持ってもらいたい”と考え、そのためのツールとしてNeWorkを使うことにしました」（同事業部 奥富南帆氏）

有田氏のグループでは、最初の1週間はメンバー全員が毎日NeWorkにログインして使い、課題を洗い出すこととしました。その結果、あらかじめ用意していた作業部屋と雑談、集中スペースの3つのルームの使い方が明確に決まっておらず、どこの部屋に入っていいのかわからないという課題が明らかになりました。こうした課題を解消した上でさらに1週間の検証を行ったうえで、現在も日常的なコミュニケーションとしてNeWorkを使っています。

「普段はあまり関わらないメンバーにも、NeWork上で『この資料はどう？』などと話しかけてチェックしてもらい、客観的な意見をもらうといったこともありました。雑談に使えるだけでなく、業務面でもNeWorkは新たなコミュニケーションを生むきっかけになっています」（奥富氏）

成果・効果 リモートワークにおける、
コミュニケーションの“隙間”が埋められる

現在、同社でNeWorkを使っているのはワークスイッチ事業部だけですが、有田氏は、今後はほかの部署にも拡げていきたいと話しました。

「今回実際に利用してみて、日々のコミュニケーションに加え、研修や勉強会をオンラインで実施するためのツールとしても、NeWorkが有用であることが確認できました。こうして実際に使った経験をほかの部署などにも伝え、NeWorkを社内に広めていきたいと考えています」（有田氏）

ワークスイッチ事業部では、企業に対する働き方改革のコンサルテーションも行っていますが、有田氏はその顧客に対してもNeWorkを紹介したいと考えています。

「今後の働き方を考えたとき、テクノロジーの活用は必須になると考えています。NeWorkはそうしたデジタル武装に役立つツールの1つです。このNeWorkを実際に利用して得られたノウハウを企業に紹介しつつ、リモートワークの推進を支援できればと考えています」（有田氏）

オンライン会議サービスを利用すれば、リモートワーク中でも会議や打ち合わせを行うことは可能です。しかし、それだけではオフィスで日常的に交わしていた、雑談や立ち話のようなちょっとした“隙間”は埋められません。もし日々のリモートワークのコミュニケーションに足りないものを感じているのであれば、NeWorkを活用してみてはいかがでしょうか。

Bizコンパスより転載